A la hora de implantar un ERP por primera vez o de migrar de un ERP anterior siempre nos surge el dilema de si debemos traspasar los datos y que datos traspasar.Obviamente cada caso necesitará de un análisis específico. Sin embargo, me gustaría hacer una serie de reflexiones que pueden ser válidas para todos los casos.
Si nuestro sistema de información original no está muy depurado sólo tenemos dos opciones. La primera, NO TRASPASAR LOS DATOS Y ENTRARLOS DE NUEVO. Si, aunque pueda parecer una barbaridad, si analizamos los costes de las dos opciones probablemente lleguemos a la conclusión de que es más económico hacer borrón y cuenta nueva, empezando con datos limpios y saneados. Empezar con un ERP es el mejor momento para replantear procesos, conceptos, reglas de negocio, etc. Es un punto y aparte.
La segunda opción es traspasar los datos. En este caso habrá que valorar tabla a tabla que es lo que nos interesa traspasar. No debemos olvidar de "limpiar" las tablas antes de traspasarlas. De este modo no traspasaremos "basura".
¿Qué hago con los históricos?
Salvo que tengas un presupuesto astronómico NO TRASPASES LOS HISTÓRICOS AL NUEVO ERP. Los datos históricos se pueden dejar en un sistema de hojas de cálculo para poder consultarlos.
Es conveniente que el cumplimentado de los datos de las tablas maestras lo realicen los empleados que tienen conocimiento profundo de los datos introducidos. Es la mejor manera de construir datos de calidad. En general, el día a día devora prácticamente todo el tiempo de la jornada laboral por lo que el empleado en cuestión se encuentra ante la imposibilidad de llevar a cabo ambas tareas. Este aspecto debe estar previsto y, durante el periodo de implantación hay que liberar de ciertas tareas a los "usuarios clave" para que dispongan de tiempo para realizar las tareas asignadas.
A modo de conclusión podríamos decir que implantar un ERP es reinventar un poco la empresa. A partir de esta conclusión es fácil deducir que la nueva empresa funcionará mejor sin lastres del pasado. Por lo tanto, la recomendación es empezar de cero con los datos maestros.
1 comentarios:
Exactamente así es como debería ser, siempre es mejor partir de una base de datos con los ficheros maestros en blanco y definir un criterío para la introducción de los datos de los terceros y los artículos.
Esto permite un entrenamiento y aprendizaje de las funcionalidades del ERP y además permite ver y entender mejor las tablas auxiliares relacionadas con los maestros.
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